Отмечается, что целью рекомендаций является получение организациями при осуществлении закупочной деятельности оптимального результата при минимально возможных издержках. Внедрение Методических рекомендаций в управление закупочной деятельностью организаций создаст условия для минимизации рисков, связанных с получением негативных результатов в закупочной деятельности.
Методическими рекомендациями предусматриваются применение «процессного подхода» при разработке, создании и повышении результативности системы управления закупочной деятельностью для достижения целей, поставленных организацией.
В основу «процессного подхода» положен менеджмент взаимосвязанных процедур и процессов, как единой системы, который способствует результативности и эффективности усилий организации в достижении намеченных результатов. Внедрение предлагаемого Методическими рекомендация подхода в управление закупочной деятельностью позволит обеспечить управление взаимосвязями и взаимозависимостями между процессами системы таким образом, что общие результаты этой деятельности могут быть улучшены.
Положения Методических рекомендаций предназначены для применения на добровольной основе организациями независимо от их организационно-правовой формы, видов осуществляемой ими хозяйственной и иной деятельности, поставляемой продукции.
Организация может принимать решение о неприменении некоторых требований Методических рекомендаций, если это решение не влияет на достижение организацией целей закупочной деятельности и показателей ее эффективности, установленных в соответствии с Методическими рекомендациями.
Отмечается, что организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему управления закупочной деятельностью, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями Методических рекомендаций.
В ходе этой работы организация должна помимо прочего:
определять процессы, необходимые для функционирования системы управления закупочной деятельностью, и их применение во всей организации;
определять последовательность и взаимодействие этих процессов;
определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении указанных процессов, так и при управлении ими;
обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания этих процессов и их мониторинга;
осуществлять мониторинг процессов и измерения, где это возможно, а также анализ этих процессов;
принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов;
осуществлять менеджмент процессов, необходимых для системы управления закупочной деятельностью, в соответствии с требованиями Методических рекомендаций.
В случае, если организация решает передать сторонним организациям выполнение некоторых процессов, она должна определить порядок управления такими процессами или обеспечить совместное управление ими в случае, если передаваемые сторонним организациям процессы влияют на результаты закупочной деятельности организации и на соответствие этих результатов установленным требованиям.
При этом вид и степень управления организацией процессами, переданными сторонним организациям, должны быть определены в системе управления закупочной деятельностью, так как ответственность за конечные результаты закупочной деятельности возлагается на саму организацию.